Viele Schulen und Universitäten tun sich schwer beim Finden eines effektiven Ansatzes für die Verwaltung der rapide steigenden Mengen sowohl elektronisch gespeicherter Informationen als auch papierbasierter Dokumente. Ineffiziente Prozesse und übermäßige Lagerkosten sind nicht die einzigen Auswirkungen des Versäumnisses, Informationen effektiv zu verwalten.

Die allgemeinen Datenschutzbestimmungen der EU (EU DSGVO) drohen mit erheblichen Geldbußen und potenziell verheerenden Rufschädigungen von Schulen. Dies zusammen mit anderen Branchenbestimmungen zwingt Schulen und Universitäten zur Priorisierung ihrer Informations-Governance-Strategie.

Kontrolle kann nicht nur durch taktische Herangehensweisen wiedererlangt werden

Während einige in strukturierte Datensysteme investiert haben, die ein gewisses Maß an Kontrolle ausüben und über elektronische Informationsdateien berichten, gilt dies nicht für die Informationen, die außerhalb jener existieren: unstrukturierte elektronische Dateien und Daten, die sich in den Netzwerken, auf gemeinsamen Dateiservern und lokalen Geräten der Schüler befinden. Außer Sichtweite mit unbekannten Inhalten und uneingeschränkten Risiken.

Die Verbreitung von elektronischen Dateien und das erleichterte Teilen und Speichern von Informationen haben das Volumen von Papierdokumenten mit auf Knopfdruck ausgedruckten Exemplaren auf dem gleichen Niveau gehalten oder erhöht. In Verbindung damit stellen die einfache Produktion und die große Anzahl an Dokumenten in Lagereinrichtungen ebenso unstrukturierte Datenherausforderungen dar.

Beratung zur Erhöhung der digitalen Transformation und Informations-Governance

Apogee hat eine systematische Herangehensweise zur Governance an Informationen und Aufzeichnungen entwickelt, die Schulen und Universitäten bei der Entwicklung von Strategien zur Identifizierung, Überprüfung, Steuerung und Sicherung ihrer unterschiedlichen Papier- und elektronischen Datensilos und -prozesse hilft und ihre Transformation und Compliance-Ziele unterstützt.

1. Scannen von Dokumenten und Datenerfassung

Dies ermöglicht einen detaillierten Einblick in den Inhalt der Papiersilos sowie deren Analyse, Behebung und Steuerung als Teil einer umfassenderen Governance-Strategie.

2. Beurteilung von Dokumentenausgabe- und Workflow-Prozessen

Apogee bewertet die Stärken und Schwächen der aktuellen Infrastruktur und Prozesse, um Verständnis zu erlangen und Punkte hervorzuheben, die für die Verbesserung priorisiert werden sollten.

3. Datenüberprüfung und Analyse

Die marktführende Datenabbildungs- und Inhaltsanalytik wird zur Überprüfung von strukturiertem und unstrukturiertem Inhalt verwendet und gibt einen Überblick darüber, welcher bei der effektiven Verwaltung der Daten hilft.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Apogee Ihre Schule oder Universität bei der digitalen Transformation und Informations-Governance unterstützten kann, rufen Sie uns direkt an unter +44 (0) 345 300 9955 oder füllen Sie das Kontaktformular hier auf unserer Website aus.