Ein effektives Dokumenten-Management-System ist unabdingbar für moderne Unternehmen. Im Falle eines verhängnisvollen Verlusts von Papierakten durch Feuer oder Überschwemmung würden mehr als 70 % der Unternehmen innerhalb von drei Wochen Bankrott machen.

Optimierte Dokumenten-Management-Systeme können Unternehmen dabei helfen, häufige Szenarien zu vermeiden, in denen Kerngeschäftsprozesse Gefahr laufen, zu scheitern. Es gab in letzter Zeit zahlreiche Fälle von bekannten Datenschutzverletzungen, die zu erheblichen Finanz- und Rufschäden führten.

Seit der Einführung der DSGVO im Mai 2018 sind alle in der EU tätigen Organisationen dazu verpflichtet, strenge gesetzliche Vorschriften bezüglich des Datenschutzes einzuhalten. Die Dokumenten-Management-Systeme werden genau geprüft, um ihre Einhaltung zu gewährleisten.

Was ist ein Dokumenten-Management-System?

Beim Dokumentenmanagement werden Dokumente so gehandhabt, dass Informationen effizient und ordnungsgemäß erstellt, geteilt, organisiert und gespeichert werden können. Daher ist es für Unternehmen unabdingbar zu lernen, wie ein Dokumenten-Management-System am wirksamsten eingesetzt wird.

Für viele Organisationen liegt der Fokus eines Dokumenten-Management-Systems auf der Speicherung und Kontrolle von Dokumenten. Sie möchten Dokumente organisiert und sicher speichern, sodass diese trotzdem leicht zu finden sind und auf die richtige Art und Weise verwendet werden können.

Dokumentenmanagement für die Geschäftskontinuität

Alle zwei Jahre verdoppelt sich die digitale Welt und bis 2020 werden die Daten, die Organisation jährlich erstellen und kopieren, ebenfalls um das 10-fache auf 44 Billionen Gigabyte steigen. Hinzu kommt der Stress für Organisationen im Falle einer Entscheidung darüber, wie ein Dokumenten-Management-System für die Unterstützung der Geschäftskontinuitätsplanung wirksam eingesetzt werden soll.

Bei der Geschäftskontinuität geht es darum, einen Plan für die Bewältigung schwieriger Situationen zu haben, sodass Ihre Organisation weiterhin mit so wenig Störungen wie möglich arbeiten kann. Überschwemmungen. Cyber-Angriffe. Feuer oder interne Streitigkeiten. Störungen Ihres Unternehmens können jederzeit auftreten. Ganz gleich ob Unternehmen, Organisationen des öffentlichen Sektors oder Wohltätigkeitsorganisationen: Sie müssen wissen, wie Sie unter allen Umständen den Betrieb fortsetzen können, wenn das Management wichtiger Dokumente gestört wird.

Bestandteile eines Dokumenten-Management-Systems

Dokumenten-Management-Systeme bieten häufig Speicher-, Versionierungs-, Metadaten-, Sicherheits- sowie Indexierungs- und Abruffunktionen. Nachstehend finden Sie eine Beschreibung dieser Komponenten:

Die Speicherung von Dokumenten umfasst oftmals deren Verwaltung: wo und wie lange sie gespeichert sind, die Migration der Dokumente von einem Speichermedium zum anderen sowie die letztendliche Vernichtung des Dokuments.

Bei der Versionierung werden Dokumente in das oder aus dem Dokumenten-Management-System ein- bzw. ausgecheckt, wodurch die Benutzer vorherige Versionen abrufen und die Arbeit an einem ausgewählten Punkt fortsetzen können.

Metadaten werden in der Regel für jedes Dokument gespeichert. Metadaten können beispielsweise das Datum, an dem das Dokument gespeichert wird, sowie die Identität des Benutzers, der es gespeichert hat, beinhalten.

Dokumentensicherheit ist in vielen elektronischen Managementsystemen notwendig. Compliance-Anforderungen für bestimmte Dokumente können je nach Dokumententyp sehr komplex sein. Einige Dokumenten-Management-Systeme verfügen über Rechteverwaltungsfunktionen, die es Administratoren erlaubt, den Zugriff auf Dokumente nach Typ nur für bestimmte Personen oder Personengruppen zu ermöglichen.

Indexierung kann so einfach sein wie die Nachverfolgung von eindeutigen Dokumentennummern. Jedoch ist sie oftmals komplexer und stellt eine Klassifizierung durch die Metadaten der Dokumente oder durch Wortindizes, die dem Inhalt der Dokumente entnommen wurden, bereit.

Abruf im elektronischen Sinne kann folgendes beinhalten: durch einfaches Abrufen können Benutzer eindeutige Dokumentennummern spezifizieren; durch flexibles Abrufen können sie Teilsuchbegriffe samt Dokumentennummer und/oder Teile der erwarteten Metadaten oder boolesche Suchanfragen mit mehreren Schlüsselwörtern oder im Inhalt des Dokuments vorkommenden Beispielsätzen spezifizieren.

Vorteile eines effektiven Dokumenten-Management-Systems

Geschäftskontinuität ist für Unternehmen von zentraler Bedeutung, die den Betrieb durch ein Dokumenten-Management-System sichern möchten, das Störungen standhält und Schlüsseldaten sichert.

Die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen, besonders der DSGVO, ist nicht nur die Grundlage dafür, dass Organisationen ihre Geschäftstätigkeit in bestimmten Branchen fortsetzen können, sondern zeigt auch den Kunden und Akteuren, dass Qualitätsmanagementpraktiken verwaltet werden.

Die verbesserte Sicherheit in den Organisationen beim Einsatz von soliden Dokumenten-Management-Systemen schützt Daten sowie die Interessen der Benutzer und Kunden. Datenschutzverletzungen können erhebliche Finanz- und Rufschäden verursachen. Informationsaustausch und Zusammenarbeit können viel einfacher werden. Auf Dokumente, die aus verschiedenen Quellen erfasst wurden, kann von mehreren Standorten aus zugegriffen werden. Zudem können sie so verwendet werden, wie es die Organisation erfordert.

Dokumenten-Management-Systeme und andere Software- oder Hardwaretechnologien können integriert werden, sodass die Workflows und Prozesse verbunden und optimiert sind. Dieses Maß an Konnektivität gewährleistet, dass Organisationen unternehmensweit Dokumente effektiv kontrollieren, überwachen und verwalten können.

Dokumentenmanagement in Ihrer Organisation

Führt Ihre Organisation derzeit ein Dokumenten-Management-System ein, das anwendungsgerecht ist und die Verantwortlichkeit Ihrer Dokumentenanforderungen effektiv übernimmt?

Wenn Sie mehr über das Dokumentenmanagement oder die Art und Weise, wie Apogee Ihrer Organisation bei der Optimierung der Leistung helfen kann, erfahren möchten, rufen Sie unser strategisches Accounts-Team direkt an unter +44 (0) 345 300 9955 oder füllen Sie das Kontaktformular hier auf unserer Website aus.